Aspectos Básicos del Despacho de Aduanas para su Empresa Internacional

Los procedimientos de despacho de aduanas de importación y exportación deben ser uno de los elementos más abrumadores del transporte de carga internacional para las pequeñas y medianas empresas, especialmente para las que están dando sus primeros pasos en el ámbito empresarial mundial.

Por supuesto, un agente de carga puede asumir gran parte de la complejidad del despacho de mercancías a través de la aduana y evitar que usted mismo controle el proceso de despacho de aduanas. Sin embargo, todo parecerá menos complicado si conoce los conceptos básicos, los más básicos de los cuales puede encontrar en esta breve guía.

¿Qué es el despacho de aduana?

El despacho de aduanas es el proceso mediante el cual los gobiernos nacionales controlan y monetizan el flujo de mercancías a través de las fronteras internacionales.

Para definir el despacho en el contexto del control aduanero, basta con decir que cualquier mercancía que envíe internacionalmente debe recibir permiso para cruzar una frontera internacional. Este «despacho» sólo puede ser concedido por la autoridad aduanera del país en cuestión.

Para mudarse fuera del país de origen, sus envíos deben recibir autorización de exportación y deben recibir autorización de importación para ingresar al país de destino.

¿Cuál es la diferencia entre el proceso de despacho de aduanas de exportación e importación?

Si utiliza el envío de carga internacional dentro de su negocio, lo más probable es que sea un exportador o un importador. La distinción entre los dos es pertinente porque las reglas, regulaciones y procesos para exportar difieren de los aplicables a las importaciones.

En la mayoría de los escenarios comerciales internacionales, el vendedor asume la responsabilidad del despacho de aduana de exportación y el comprador el proceso de importación. La disposición precisa dependerá del incoterm aplicado a la transacción de venta.

En algunos incoterms, será tanto el importador como el exportador, en cuyo caso deberá estar al tanto del despacho de aduana.

También es imperativo comprender que los procedimientos de autorización de importación y exportación son específicos de cada país, por lo que debe investigar exactamente cómo funcionan en los países relevantes para su negocio. Dicho esto, existen algunos principios generales que siguen todas las autoridades aduaneras, y en ellos nos centraremos en esta guía.

¿Qué es el Despacho de Aduanas de Exportación?

Generalmente, definimos el despacho de aduanas como el proceso de obtener permiso del gobierno de un país, a través de su agencia de aduanas, para sacar materiales o productos del territorio soberano, y es necesario para casi todas las exportaciones, con exenciones que se aplican solo a algunos escenarios.

Como remitente comercial, es probable que sus envíos estén sujetos al despacho de aduana de exportación, y el proceso dependerá de varios factores, que incluyen:

• Las regulaciones vigentes en su país de exportación;

• El tipo de bienes o materiales que exporta;

• Cualquier acuerdo que exista entre los países de exportación e importación;

• La tecnología disponible para la agencia de aduanas en el país de exportación.

¿Cuáles son los pasos clave en el despacho de aduanas de exportación?

Las tareas que deberá realizar para despachar sus envíos pueden incluir:

• Registrarse en el sistema de la autoridad aduanera / obtener un número comercial de exportación;

• Obtener certificados de origen de los artículos que exporta;

• Asegurarse de que los artículos que desea enviar no estén prohibidos para la exportación;

• Asegurar que los mismos artículos no estén prohibidos en el país de importación;

• Determinar los códigos de clasificación de exportación para los materiales o productos que está exportando;

• Obtener licencias o permisos de exportación para sus productos, si es necesario;

• Presentar una declaración de exportación para cada envío, ya sea de forma electrónica o manual.

La mayoría de las tareas enumeradas anteriormente solo deben realizarse una vez, en lugar de para cada envío, y su agente de carga o despachante aduanero lo ayudará a completar algunas de ellas. Sin embargo, el proceso de declaración de exportación se aplicará a todos los envíos que exporte.

Su transportista o corredor generalmente administrará las declaraciones de exportación en su nombre, pero será útil si usted o alguien de su equipo comercial está familiarizado con el proceso.

¿Cuáles son los documentos principales de despacho de aduanas de exportación?

Con la ayuda de su agente de carga, deberá preparar una variedad de documentos para acompañar sus exportaciones. Deberá proporcionar los siguientes documentos, independientemente del tipo de mercancía que envíe:

• Una versión impresa de la declaración de exportación;

• Un documento de transporte, generalmente en forma de conocimiento de embarque;

• Una lista de empaque;

• Certificados de origen de sus materiales o productos;

• Documentos del seguro que detallan la póliza y las condiciones bajo las cuales está cubierto su envío.

Como ya se mencionó, es posible que también deba proporcionar licencias o permisos para sus exportaciones, según el tipo de bienes que envíe.

¿Se necesitan documentos adicionales de despacho de aduana?

Otros requisitos pueden incluir una declaración de mercancías peligrosas si sus envíos contienen materiales o sustancias peligrosas, certificados de inspección, facturas consulares emitidas por el país de importación y un documento de control de cambios que demuestre que cualquier pago recibido por las mercancías enviadas cumple con las regulaciones monetarias del país exportador.

Algunos países pueden permitir que algunos o todos los documentos se presenten electrónicamente, pero independientemente de si este es el caso, o si se requieren copias impresas, es crucial completar todos los detalles con precisión, ya que un error en este sentido puede resultar en largos retrasos en sus envíos.

¿Qué es el despacho de aduanas de importación?

Entonces, ¿qué pasa cuando usted es el importador de un envío internacional de mercancías? En muchos sentidos, el proceso es similar al despacho de aduanas de exportación, pero puede ser un poco más complicado, debido a la necesidad de liquidaciones y pagos de impuestos y aranceles.

En cuanto al tema del pago, vale la pena saber que para los envíos pequeños, es posible que se le exima de la necesidad de realizar declaraciones formales de aduana y pagar aranceles.

¿Cuáles son los pasos principales del despacho de aduanas de importación?

Los pasos involucrados en el despacho de aduana de importación que deberá ejecutar (con la ayuda de su agente de carga o agente de aduanas) son los siguientes:

  1. Obtenga un número comercial de importación (tarea única) si es necesario para el país de importación;
  1. Obtenga certificados de origen para los artículos que está importando;
  1. Asegúrese de que sus mercancías no estén prohibidas para la importación en el país de destino;
  1. Determine los códigos del sistema armonizado para los materiales o productos que está importando;
  1. Obtenga licencias o permisos de importación para sus productos, si es necesario;
  1. Presente una declaración de importación, ya sea de forma electrónica o manual (su transportista o corredor puede hacerlo);
  1. Espere la notificación de que los funcionarios de aduanas han aprobado su declaración;
  1. Pague los impuestos y aranceles evaluados (su transportista o corredor normalmente lo hará y le facturará);
  1. Espere la liberación de sus bienes.

Si los funcionarios de aduanas no tienen ninguna razón para retener su envío, lo liberarán poco después de que haya pagado los impuestos y aranceles.

¿Cuáles son los documentos de despacho de aduana de importación requeridos?

La mayoría de los requisitos de documentación para el despacho de aduana de importación son los mismos que para el despacho de exportación. Sin embargo, seguramente deberá proporcionar una copia de la factura comercial de los bienes en su envío. 

Los funcionarios de aduanas utilizarán la información contenida en la factura para ayudarlos a determinar el valor del envío para el cálculo de impuestos y aranceles.

Si usted es el proveedor, deberá generar la factura, que en cualquier caso es una parte normal de cualquier transacción de venta. Si usted es el comprador, su proveedor debe proporcionar una copia de la factura comercial para acompañar la mercancía y también entregarle una copia para sus registros.

La Declaración de Importación: en cuanto al documento de declaración de aduanas, los requisitos varían de un país a otro. Usted o su transportista / despachantes de aduana pueden presentar la declaración electrónicamente, quizás incluso antes de la llegada de su envío al puerto o aeropuerto de descarga. 

Por otro lado, para los países que están menos avanzados tecnológicamente, es posible que deba enviar un documento en papel por fax, o incluso en persona, a una oficina de aduanas en un puerto de entrada.

Otros documentos: los funcionarios de aduanas probablemente querrán ver el conocimiento de embarque de su envío, que habrá sido completado por su transportista o transportista. También es posible que deba proporcionar una lista de empaque para las mercancías en su envío, copias de las licencias o permisos de importación pertinentes y certificados de origen. 

Recuerde que los certificados de origen deben estar relacionados con el país de origen de sus bienes o materiales, que puede no coincidir con el país de exportación.

¿Son los transitarios un elemento esencial del despacho de aduanas?

En esta breve guía para el despacho de aduanas, hemos cubierto los aspectos más básicos del despacho de aduanas, tal vez lo suficiente para ayudarlo a poner en práctica sus planes comerciales internacionales. 

Sin embargo, hay mucho más que aprender, porque hay muchas variables involucradas, dependiendo de la naturaleza de sus bienes o materiales, los países desde y hacia los que enviará, la tecnología en uso con las diferentes autoridades aduaneras y otros factores.

En futuros artículos sobre la Serie de conocimientos, profundizaremos en elementos específicos del despacho de aduanas, explorando cuestiones como los errores que se deben evitar, qué esperar de los exámenes de aduana y quizás incluso centrándonos en el despacho de importación y exportación para países específicos.

Sin embargo, después de leer este artículo introductorio, debe quedar claro que el tema es complejo y, sin la ayuda de un experto, puede resultar abrumador, dado que la llegada de sus productos a su destino depende de hacer las cosas bien.

¿Cómo puede un socio expedidor ayudarlo a completar el proceso de despacho de aduana?

Incluso si planea en algún momento trabajar directamente con transportistas internacionales y administrar el despacho de aduanas por su cuenta, usar un agente de carga como su agente de despacho de aduanas para sus primeros envíos no solo simplificará todo el proceso de exportación / importación, sino que también brindará usted con una fuente económica de tutoría y orientación mientras su equipo se familiariza con los requisitos aduaneros.

Entonces… ¿es un socio de transporte de carga un despacho de aduana esencial? No necesariamente, pero sin duda es una valiosa fuente de asistencia en los primeros días de la internacionalización empresarial.